Informační memorandum - zpracování osobních údajů

Vážení zákazníci a obchodní partneři,

dokument, který právě čtete obsahuje podrobné informace ohledně toho, jak zpracováváme Vaše osobní údaje. Vážíme si toho, že s námi své osobní údaje sdílíte a jsme odhodláni je v maximální možné míře chránit. Rovněž se snažíme být ve vztahu k Vám co nejvíce transparentní, zejména ohledně toho, jak Vaše osobní údaje zpracováváme.

Toto informační memorandum bylo sepsáno v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (GDPR), a předkládá Vám základní informace, které jsme jako správce osobních údajů povinni poskytnout. Pokud by Vás zajímaly základní zásady zpracování osobních údajů, kterými se řídíme, naleznete je na internetových stránkách www.ditalatky.cz.

V případě jakýchkoliv dotazů ohledně zpracování Vašich osobních údajů nás neváhejte kontaktovat na e-mailové adrese gdpr@dita.cz nebo na telefonu + 420 381 479 202. Ve všech případech nás lze kontaktovat na naší doručovací adrese Stránského 2510/1, 390 34 Tábor.

A) Správce osobních údajů

Správce je osoba, která sama nebo společně s jinými určuje účely a rozhoduje o tom, jakým způsobem budou osobní údaje zpracovány. Správcem osobních údajů je družstvo DITA výrobní družstvo invalidů, se sídlem Stránského 2510/1, 390 34 Tábor, IČ 000 28 762, zapsané v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Českých Budějovicích oddíl Dr, vložka 209. Zástupcem odpovědným ve věcech ochrany osobních údajů je paní Renata Bočanová.

B) Účel zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme, abychom mohli:

a) zajistit řádné uzavření a následné plnění smluvního závazku mezi námi a vámi (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Z takového vztahu nám vyplývají další zákonné povinnosti, a proto musíme zpracovávat vaše osobní údaje i za tímto účelem (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR);

b) co nejlépe přizpůsobit nabídku našich produktů a služeb a obchodní sdělení ohledně nich vašim potřebám, pro tyto marketingové účely zpracování získáváme Váš jednoznačný souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR;

c) co nejlépe ochránit naše oprávněné zájmy (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

Poskytování osobních údajů správci je obecně zákonný a smluvní požadavek. Ohledně poskytování osobních údajů pro marketingové účely, což nepředstavuje plnění smluvní a zákonné povinnosti našeho družstva, je od Vás vyžadován souhlas. Pokud nám neudělíte souhlas ke zpracování osobních údajů k marketingovým účelům, neznamená to, že bychom v důsledku toho odmítli prodat vám své výrobky nebo služby.

C) Naše oprávněné zájmy

Mezi naše oprávněné zájmy patří zejména řádné plnění veškerých našich smluvních závazků, řádné plnění veškerých zákonných povinností, přímý marketing, ochrana našeho podnikání, majetku a právních nároků (např. při vymáhání našich pohledávek, v rámci soudních a správních řízení, popř. řízení orgány mimosoudního řešení sporů), a v neposlední řadě také ochrana životního prostředí a zajištění udržitelného rozvoje.

V zájmu zajištění co největší ochrany Vašeho soukromí, máte právo vznést námitku, aby Vaše osobní údaje byly zpracovávány výhradně pro nejnutnější zákonné důvody nebo aby byly osobní údaje blokovány. Více o Vašich právech souvisejících se zpracováním osobních údajů se dočtete v článku „I“ tohoto informačního memoranda.

D) Získané osobní údaje

Osobní údaje jsme získali přímo od Vás, a to zejména z vyplněných formulářů, vzájemné komunikace nebo z uzavřených smluv. Mimo to mohou osobní údaje pocházet také z veřejně dostupných zdrojů, rejstříků a evidencí, například z obchodního rejstříku, profesních registrů apod. Dále jsme mohli získat osobní údaje od třetích stran, které jsou oprávněny k přístupu a zpracovávání Vašich osobních údajů a se kterými spolupracujeme a dále z informací ze sociálních sítí a internetu, které jste tam Vy sám/sama umístil/a.

E) Zpracovávané kategorie osobních údajů

K zajištění Vaší spokojenosti z řádného plnění závazku, k zajištění plnění zákonných povinností, k zajištění personalizované nabídky zboží a služeb správce a k dalším výše vyjmenovaným účelům zpracovává správce následující kategorie osobních údajů:

a) základní identifikační údaje – jméno, příjmení, datum narození, adresa bydliště, místo podnikání a identifikační číslo;

b) kontaktní údaje – telefonní číslo a e-mailová adresa;

c) informace o nákupech našich výrobků a služeb – jedná se o údaje o tom, jaké výrobky jste u nás zakoupili, jaké služby jste využívali apod.;

d) informace ze vzájemné komunikace – informace z e-mailů nebo jiných kontaktních formulářů;

e) fakturační a transakční údaje – jedná se zejména o informace objevující se na fakturách, o sjednaných fakturačních podmínkách a o přijatých platbách;

f) geolokalizační informace - informace z internetového prohlížeče nebo mobilních aplikací, které využíváte.

F) Právní základ pro zpracování osobních údajů

Zákonnost zpracování je dána článkem 6 odst. 1 GDPR, podle kterého je zpracování zákonné, je-li nezbytné pro splnění smlouvy, pro splnění zákonné povinnosti, pro ochranu našich oprávněných zájmů nebo zpracování probíhá na základě uděleného souhlasu.

Zákonnost zpracování dále vychází například ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, podle kterého jsou zpracovávány a uchovávány fakturační údaje, ze zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, podle kterého hájíme naše oprávněné zájmy nebo ze zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty.

G) Předávání osobních údajů třetím osobám

Osobní údaje musíme v rámci zákonných mezí poskytnout orgánům státní správy, například finančním úřadům, soudům, orgánům činným v trestním řízení nebo orgánům dohledu nad kapitálovým trhem. Osobní údaje mohou být dále předány provozovatelům poštovních a kurýrních služeb dle Vaší volby, a to za účelem řádného plnění uzavřené smlouvy.

Nemáme v úmyslu předávat Vaše osobní údaje dalším subjektům. Pokud bychom svoje plány změnili budeme vás nejprve řádně informovat a požádáme Vás o předchozí písemný souhlas.

Vaše osobní údaje nebudeme předávat do zemí mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářských prostor, ani do žádné mezinárodní organizace.

H) Doba zpracování

Osobní údaje budou zpracovávány a ukládány nejméně po dobu trvání smlouvy. Některé osobní údaje potřebné např. pro daňové a fakturační povinnosti budou uchovávány déle, zpravidla 5 popř. 10 let (zejména v souladu s příslušnými ustanovením zákona o účetnictví, popř. zákona o dani z přidané hodnoty) počínaje rokem následujícím od vzniku uchovávané skutečnosti.

Osobní údaje nezbytné pro uplatnění našich oprávněných zájmů budeme uchovávat maximálně po dobu tří (3) let od konce našeho smluvního vztahu s Vámi.

Osobní údaje zpracovávané pro marketingové účely budou uchovávány maximálně po dobu tří (3) let od jejich získání.

Osobní údaje nebudou nikdy uchovávány déle, než je zákonem stanovené maximum. Po uplynutí archivační doby budou osobní údaje bezpečně a nenávratně zničeny tak, aby nemohlo dojít k jejich zneužití.

I) Vaše práva a jejich uplatnění

Vyvíjíme maximální úsilí, abychom Vaše osobní údaje zpracovávali řádně a především bezpečně. Můžete u nás uplatnit práva, která jsou Vám garantována a popsána v tomto článku.

Jak na to?

Jednotlivá práva můžete uplatnit zasláním e-mailu na adresu gdpr@dita.cz nebo zavoláním na telefonní číslo + 420 381 479 202. Svá práva můžete uplatnit rovněž formou písemné žádosti zaslané na naší korespondenční adresu Stránského 2510/1, 390 34 Tábor. V neposlední řadě můžete řadu informací – o zpracovávaných osobních údajích, o udělených souhlasech atd. vidět po přihlášení do svého zákaznického účtu v záložce „můj účet“ na našem eshopu.

Informace a vyjádření k Vámi uplatněným právům poskytujeme zcela bezplatně. Pokud by však byla žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména proto, že by se opakovala, jsme oprávněni si účtovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací. V případě opakovaného uplatnění žádosti o poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů si vyhrazujeme právo z tohoto důvodu účtovat přiměřený poplatek za administrativní náklady.

Vynasnažíme se Vám odpovědět a poskytnout informace o přijatých opatřeních co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce. V případě potřeby a zejména s ohledem na počet žádostí či složitost jsme oprávněni lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O případném prodloužení, stejně tak o jeho důvodech Vás budeme informovat.

Právo na informace o zpracování Vašich osobních údajů

Můžete od nás požadovat informace, zda Vaše osobní údaje zpracováváme či nikoliv. V případě, že Vaše osobní údaje zpracováváme, máte právo od nás požadovat informace o tom, o jaké osobní údaje (kategorie) se jedná, o účelech zpracování, o příjemcích nebo kategoriích příjemců Vašich osobních údajů, o výčtu Vašich práv, o možnosti obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů, o oprávněných správcích, o tom, kdo je pověřencem osobních údajů, na koho se u nás můžete obrátit apod.

Jak jste si mohli všimnout, řadu informací poskytovaných Vám v rámci uplatnění tohoto práva jsou již obsaženy v tomto memorandu, to Vám však nebrání, abyste si o ně požádali znovu.

Právo na přístup k osobním údajům

V případě, že Vaše osobní údaje zpracováváme, máte přístup k informacím o účelech tohoto zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích nebo kategoriích příjemců, dobu uchovávaní osobních údajů, informace o Vašich právech (práva požadovat od nás opravu nebo výmaz, omezení zpracování, vznést námitku proti tomuto zpracování), o právu podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů, informace o zdroji osobních údajů, informace o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování a profilování a informace týkající se použitého postupu. Máte právo na poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů. Právem získat tuto kopii však nesmějí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

Právo na opravu

Pokud došlo na Vaší straně například ke změně bydliště, telefonního čísla nebo jiné skutečnosti, kterou lze považovat za osobní údaj, máte právo od nás požadovat opravu zpracovávaných osobních údajů. Navíc máte právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

Právo na výmaz (právo být zapomenut)

V určitých stanovených případech máte právo požadovat, abychom Vaše osobní údaje vymazali. Mezi takové případy patří například, že zpracovávané údaje nejsou pro výše zmíněné účely nadále potřebné.

Mažeme Vaše osobní údaje automaticky po uplynutí doby nezbytnosti, můžete se však na nás se svou žádostí kdykoliv obrátit. Vaši žádost individuálně posoudíme (i přes Vaše právo na výmaz můžeme mít např. zákonnou povinnost či oprávněný zájem si Vaše osobní údaje ponechat) a o vyřízení Vás budeme detailně informovat.

Právo na omezení zpracování

Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v nezbytně nutném rozsahu. Máte však právo po nás žádat, abychom omezili zpracování Vašich osobních údajů:

• v případě, že popíráte přesnost zpracovávaných osobních údajů (na dobu nezbytnou pro ověření přesnosti Vašich osobních údajů); nebo
• v případě, že máte za to, že překračujeme výše stanovené účely, pro které Vaše osobní údaje zpracováváme; nebo
• v případě, že se domníváte, že Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely zpracování, ale požadujete je pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků;
• v případě, že jste vznesli námitku proti zpracování podle čl. 21 odst. 1 GDPR (dokud nebude ověřeno, zda naše oprávněné důvody převažují nad Vašimi oprávněnými důvody.

V těchto případech můžete podat žádost, aby Vaše osobní údaje byly zpracovávány výhradně pro nejnutnější zákonné důvody nebo aby byly osobní údaje blokovány. Vaši žádost individuálně posoudíme a o výsledku Vás budeme detailně informovat.

Právo na přenositelnost údajů

Pokud byste si přáli, abychom Vaše osobní údaje poskytli i jinému správci, resp. jiné společnosti, předáme Vaše osobní údaje, které zpracováváme na základě uzavřené smlouvy popř. s Vaším souhlasem a automatizovaně, v odpovídajícím formátu, Vámi určenému subjektu, pokud nám v tom nebudou bránit žádné zákonné či jiné významné překážky. Pokud jsou výše uvedené podmínky splněné, můžete provést export svých údajů rovněž sami po přihlášení do svého zákaznického účtu v záložce „můj účet“ -> exportovat účet.

Právo vznést námitku a automatizované individuální rozhodování

Pokud byste zjistili nebo se jen domnívali, že provádíme zpracování osobních údajů v rozporu s ochranou Vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s právními předpisy (za předpokladu, že osobní údaje zpracováváme na základě veřejného nebo oprávněného zájmu, nebo jsou zpracovávány pro účely přímého marketingu, včetně profilování, či pro statistické účely nebo pro účely vědeckého či historického významu), můžete se na nás obrátit a požádat o vysvětlení či odstranění vzniklého závadného stavu.

Námitku můžete dále vznést i přímo proti automatizovanému rozhodování a profilování.

Právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů

Můžete se kdykoliv obrátit s Vaším podnětem či stížností ve věci zpracování osobních údajů na dozorový orgán, a to na Úřad na ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, webové stránky https://www.uoou.cz/ .

Právo odvolat souhlas

Udělený souhlas se zpracováním osobních údajů máte právo kdykoliv odvolat, a to po přihlášení na svém zákaznickém účtu v našem eshopu v záložce můj účet -> moje souhlasy, nebo vyplněním příslušného formuláře a jeho zasláním na naši korespondenční adresu nebo emailovou adresu, popř. pomocí linku v e-mailové komunikaci.

J) Jsou osobní údaje automaticky vyhodnocovány?

Osobní údaje jsou automaticky vyhodnocovány, a můžou být využívány k profilaci nebo automatickému rozhodování v oblasti našich marketingových aktivit. Používáme při tom používá následujících metod:

a) analýza Vašich aktivit na internetových stránkách správce;

V důsledku těchto našich aktivit bude Vaše chování na internetových stránkách mapováno a vyhodnocováno, což představuje určitý zásah do Vašeho práva na soukromí. Zároveň ale toto vyhodnocování přispívá k tomu, aby Vám byly zasílány jen ty reklamní nabídky ohledně našich výrobků a služeb, o které byste mohl/a mít vzhledem k výsledkům provedeného vyhodnocování zájem.